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Reglamento para Distribuidores Autorizados Factorum
1. Definiciones
Para efectos del presente reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:
Factorum: Empresa responsable de la prestación de los productos y servicios de facturación electrónica comercializados bajo la marca Factorum.
Distribuidor: Persona física o moral autorizada por Factorum para promover y comercializar los productos y servicios de la empresa bajo las condiciones establecidas en este reglamento.
Cliente: Persona física o moral que contrata o utiliza los productos o servicios de Factorum a través de un distribuidor autorizado o directamente con la empresa.
Portal de Distribuidores: Plataforma digital proporcionada por Factorum para la gestión de clientes, contrataciones, renovaciones, pagos y seguimiento de operaciones realizadas por los distribuidores.
Factorum Matriz: La empresa Factorum que opera directamente los servicios, administra la plataforma y coordina la red de distribuidores.
2. Objeto del Reglamento
El presente reglamento establece las normas y condiciones que regulan la relación comercial entre Factorum y sus distribuidores autorizados, así como las obligaciones y responsabilidades que deberán observar en la comercialización y atención de los productos y servicios de Factorum.
El objetivo principal de este reglamento es garantizar la adecuada atención a los clientes y preservar la integridad, imagen y calidad de los servicios ofrecidos por Factorum.
3. Disponibilidad del Distribuidor
El distribuidor deberá mantenerse disponible para atender a sus clientes durante días y horarios hábiles.
En caso de que un cliente reporte que no ha podido localizar al distribuidor durante horarios hábiles, Factorum procederá a intentar contactar al distribuidor mediante correo electrónico o vía telefónica.
Si el distribuidor no se encuentra disponible para atender al cliente o a Factorum, o bien si derivado de un servicio inadecuado el cliente solicita expresamente ser atendido directamente por Factorum, la empresa podrá renovar directamente al cliente. En tal caso, el distribuidor perderá la comisión correspondiente a dicha transacción y potencialmente la propiedad del cliente.
Cuando el distribuidor tenga conocimiento de que no podrá estar disponible durante un periodo determinado, deberá notificarlo mediante una solicitud escrita a través de la Mesa de Soporte de Factorum. En estos casos, Factorum podrá brindar atención a los clientes del distribuidor sin que éste pierda la comisión correspondiente.
Esta solicitud únicamente podrá realizarse una vez por año y por periodos que no excedan un mes.
4. Trato y Respeto hacia el Cliente
Los distribuidores deberán tratar a los clientes en todo momento con respeto, ética y profesionalismo.
En caso de que un cliente presente una queja acompañada de evidencia escrita, visual o auditiva que demuestre un trato irrespetuoso o inadecuado por parte del distribuidor, éste podrá hacerse acreedor a una amonestación o a la baja directa como distribuidor de Factorum, según lo determine la empresa.
5. Respeto a la Cartera de Clientes
Los distribuidores deberán respetar la cartera de clientes de otros distribuidores y la de Factorum Matriz.
Los clientes no son intercambiables entre distribuidores ni con la empresa matriz. El objetivo del programa de distribución es la captación de nuevos clientes, no el intercambio de clientes existentes.
Factorum proporciona a los distribuidores un portal en el que se encuentra registrada su cartera de clientes. Este portal constituye el único medio autorizado para realizar contrataciones y renovaciones a sus clientes.
6. Relación con el Personal de Factorum
Los distribuidores deberán dirigirse en todo momento a los ejecutivos y personal de Factorum con respeto, objetividad y profesionalismo.
La relación entre Factorum y sus distribuidores se basa en un esfuerzo conjunto orientado a lograr la satisfacción del cliente.
7. Imagen Empresarial
El distribuidor deberá abstenerse de realizar cualquier acto que pueda deteriorar públicamente o afectar la imagen corporativa de Factorum. Si el distribuidor incurre en acciones que pongan en riesgo o cuestionen la reputación de la empresa, la Dirección General de Factorum se reservará el derecho de aplicar las amonestaciones o sanciones que considere pertinentes según la gravedad del caso.
8. Competencia
El distribuidor autorizado de Factorum no podrá comercializar ni promocionar productos o servicios que sean similares o que compitan directamente con los productos o servicios ofrecidos por Factorum sin acuerdo previo.
9. Información de los Clientes
Los distribuidores deberán proporcionar información verídica y completa de sus clientes cuando esta sea solicitada por Factorum.
En ningún caso deberán proporcionar sus propios datos como distribuidores en sustitución de los datos del cliente ni utilizar información genérica o ficticia, como por ejemplo series de ceros u otros datos no válidos.
Esta información se utiliza únicamente para facilitar la comunicación con los clientes en casos excepcionales.
10. Información de Contacto del Distribuidor
El distribuidor deberá mantener actualizada en el Portal de Distribuidores su información de contacto.
En caso de cambio de número telefónico o correo electrónico, deberá notificarlo inmediatamente a Factorum con el fin de garantizar que pueda ser localizado tanto por la empresa como por sus clientes.
11. Soporte Técnico
El distribuidor no deberá fungir como intermediario en solicitudes de soporte técnico que involucren temas complejos o especializados, tales como:
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Addendas
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Validación de CFDI
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Mensajes de error en la plataforma
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Carga de archivos CSD o FIEL
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Envío por correo de CFDI emitidos
En este tipo de casos, el distribuidor deberá dirigir al cliente directamente al área de soporte de Factorum.
Si se genera algún problema con un cliente debido a la insistencia del distribuidor en actuar como intermediario en este tipo de situaciones, Factorum podrá emitir una amonestación.
12. Precios de Planes y Servicios
El distribuidor está obligado a respetar los precios vigentes (publicados en www.factorum.com.mx) de los planes y servicios de Factorum.
En caso de que el distribuidor cobre a sus clientes cantidades adicionales por conceptos como capacitación, asesoría u otros servicios complementarios, dichos conceptos deberán registrarse de manera específica y separada dentro de la factura correspondiente.
Si un cliente reporta haber sido objeto de un cobro superior a los precios oficiales vigentes y presenta evidencia de ello, el distribuidor podrá hacerse acreedor a una amonestación.
13. Medios de Pago y Facturación
Los distribuidores deberán realizar sus pagos a través del portal de distribuidores utilizando alguno de los medios de pago disponibles.
Factorum pone a disposición de los distribuidores medios de pago seguros y ampliamente utilizados en el mercado.
Cuando un cliente solicite factura, el distribuidor deberá emitir y enviar el CFDI correspondiente en un plazo máximo de un día hábil.
Si el cliente no requiere factura, el distribuidor deberá emitir la factura correspondiente a Público en General conforme a la normativa fiscal vigente.
Los distribuidores deberán mantener en todo momento un cumplimiento fiscal adecuado respecto de las transacciones relacionadas con los productos y servicios de Factorum.
14. Renovación y Vigencia de Planes
Cuando se realice una contratación o renovación de un cliente, se añadirá un año de vigencia (o la duración correspondiente al plan contratado) a partir de la fecha de contratación o renovación.
Asimismo, se sumarán los folios disponibles a los nuevos folios contratados.
Esta política aplica para los planes que incluyen folios y vigencia, tales como:
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Plan de Facturación
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Plan Addenda
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Plan Constructoras
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Plan Comercio Exterior
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Plan Retenciones
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Planes especiales de facturación
15. Plazo y Condiciones de Devolución: El Distribuidor podrá solicitar el reembolso del monto pagado por adelantado, siempre y cuando se cumplan de manera concurrente las siguientes condiciones:
Dicha solicitud se presente por escrito dentro de un plazo máximo e improrrogable de 30 (treinta) días naturales cuando es Cuenta Nueva o 7 (siete) días naturales cuando es Renovación, contados a partir de la fecha de contratación o activación del servicio
No se haya utilizado o consumido ninguna de las transacciones (CFDI o equivalentes) incluidas en el plan de facturación contratado.
Transcurrido el plazo de 30 días si es Cuenta Nueva (o 7 días si es Renovación), o una vez consumida la primera transacción del plan, el Distribuidor perderá de manera inmediata todo derecho a solicitar cualquier tipo de reembolso o devolución.
Los reembolsos se realizarán utilizando el mismo medio de pago empleado en la transacción original, salvo imposibilidad técnica.
El tiempo de procesamiento del reembolso dependerá del medio de pago utilizado y de los plazos establecidos por las instituciones financieras correspondientes.
-Penalización por gestión: En caso de que la solicitud de cancelación proceda por cumplir con las condiciones establecidas en el punto anterior, Factorum aplicará una retención fija del 10% (diez por ciento) sobre el monto total a reembolsar. Dicha retención tiene como objetivo cubrir los costos operativos y administrativos, que incluyen, de forma enunciativa mas no limitativa, las comisiones generadas por las transacciones financieras de ingreso y devolución (como las de plataformas de pago tipo Stripe), así como los gastos administrativos derivados de la gestión de la solicitud y el proceso de reembolso.
16.Políticas Operativas de Factorum
Los distribuidores deberán considerar los horarios de atención y las políticas operativas de las áreas de Pagos y Soporte de Factorum, especialmente cuando se encuentren en espera de una respuesta o al solicitar renovaciones para sus clientes.
17. Suspensión de Licencia de Distribución
Si un distribuidor acumula más de tres amonestaciones, Factorum podrá retirar la licencia de distribución.
A) Aplicación de Amonestaciones:
1)Cuando un distribuidor incurra en el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en el presente reglamento, Factorum podrá emitir una amonestación.
2)Las amonestaciones serán determinadas por Factorum con base en la información disponible y se notificarán al distribuidor mediante correo electrónico y/o vía telefónica.
3)Cada amonestación quedará registrada por Factorum como parte del historial del distribuidor.
4)La acumulación de más de tres amonestaciones podrá derivar en la suspensión o cancelación de la licencia de distribución, conforme a lo establecido en este reglamento.
B) Dependiendo de la gravedad de la falta, Factorum se reserva el derecho de suspender o cancelar la licencia de distribución sin necesidad de acumulación previa de amonestaciones.
18. Terminación de la Relación Cliente-Distribuidor
Cuando un cliente solicite terminar su relación con el distribuidor, se le solicitará que exprese por escrito las razones de su inconformidad.
Si las razones se consideran válidas, Factorum podrá proporcionar el servicio directamente al cliente.
19. Cesión de Distribuciones
Cuando un distribuidor no pueda continuar atendiendo a sus clientes o requiera cambiar el RFC de facturación y desee ceder su distribución a un tercero, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
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Enviar una cesión de derechos notariada en original, firmada por ambas partes, en la que se indique la cesión de la cartera de clientes y la cancelación del uso del RFC anterior, así como la cancelación de usuarios y contraseñas asociadas.
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Enviar identificaciones oficiales de ambas partes.
-
Realizar el pago de gastos administrativos por cambio de datos, equivalente a $4,500.00 MXN más IVA.
20. Propiedad Intelectual
Uso de Marca y Materiales
La marca Factorum, así como sus logotipos, materiales comerciales, contenidos, sistemas y documentación, son propiedad exclusiva de Factorum.
Los distribuidores podrán utilizar dichos elementos únicamente para fines de promoción y comercialización autorizados por la empresa.
Queda prohibido:
-
Alterar logotipos o identidad gráfica de Factorum.
-
Crear materiales comerciales que puedan inducir a confusión respecto a la empresa.
-
Utilizar la marca Factorum para fines distintos a los autorizados.
Cualquier uso indebido podrá derivar en la cancelación de la licencia de distribución.
21. Confidencialidad
Confidencialidad de la Información
Los distribuidores tendrán acceso a información relacionada con:
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Cartera de clientes
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Precios
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Políticas comerciales
-
Sistemas y herramientas de Factorum
Dicha información se considera confidencial.
El distribuidor se compromete a no divulgar, transferir o utilizar dicha información para fines distintos a la comercialización autorizada de los productos y servicios de Factorum.
La obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de la terminación de la relación comercial entre el distribuidor y Factorum.
22. Derechos reservados
Factorum se reserva el derecho de:
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Modificar en cualquier momento y sin previo aviso el presente reglamento.
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Actualizar en cualquier momento y sin previo aviso políticas, precios, planes o condiciones comerciales.
-
Emitir lineamientos operativos adicionales cuando sea necesario.
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Suspender o cancelar la licencia de distribución en caso de incumplimiento de las disposiciones aquí establecidas.
23. Jurisdicción y Legislación Aplicable
El presente reglamento se regirá e interpretará conforme a las leyes de los Estados Unidos Mexicanos.
Para cualquier controversia derivada de la interpretación o aplicación de este reglamento, las partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales competentes que correspondan al domicilio de Factorum, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.